Werken in de cloud ...


Waar is de tijd dat ik me geen zorgen hoefde te maken over mijn computer? Als er iets fout liep, stapte ik gewoon naar de helpdesk en daar losten ze het probleem op voor mij. Zelfs het veranderen van computer verliep als een fluitje van een cent ... Eens ik zelfstandig ondernemer werd, werd me duidelijk dat niet zozeer mijn computer kwetsbaar is maar alle data die er op staan. Ondertussen gaat het over tonnen werkmateriaal zoals slides, artikels, offertes, oefeningen, syllabi, mails, ... . Als je werkt in een kleine of grote organisatie wordt alles gesynchroniseerd waardoor je automatisch beschikt over een back-up. Als zelfstandige ben je net hier heel kwetsbaar. PC's of MAC's worden al eens gestolen of ze begeven het plots en meestal op de meest ongepaste momenten. En dan sta je daar ... Mijn queeste naar een goede oplossing Als ik terug blik op de weg die ik ondertussen heb afgelegd (op dit vlak), komt er een glimlach op mijn gezicht. Het is dan ook een zoektocht die gespreid is over een kleine 10 jaar. Met deze blog wil ik je meteen naar een praktische oplossing toe loodsen zonder alle omwegen want eigenlijk wil je je tijd niet verliezen aan dit soort dingen:

  • Maandelijkse back-up ondersteund door een software-pakket met als nadeel dat dit heel wat discipline vergde, de back-up nog steeds op mijn PC stond en het niet zo handig was om te werken met de gemaakte back-up. Je kon nl. niet zomaar naar een file zoeken in die back-up want dat was één groot, gecomprimeerd bestand. Deze oplossing gaf me nooit een gerust gevoel. En dan heb ik het nog niet over mijn mailbox.

  • Vanaf een bepaald moment kwamen er externe USB-schijfjes op de markt die voldoende groot en goedkoop waren om de back-up te maken op zo'n schijfje. Ik heb er ondertussen drie liggen thuis. Eén van 150 MB, één van 250 MB en één van 500 MB. Het feit dat de back-up niet op mijn PC stond was een stap vooruit maar de back-up bleef wel één groot gecomprimeerd bestand waar ik niet zo veel mee leek te kunnen. Het maken van een kopie van mijn belangrijke documenten bleek een oplossing maar veel minder handig dan de synchronisatie via een server die ik vroeger gewoon was. En ook wat de mail betreft, bleef ik op mijn honger zitten.

  • Dan kocht ik me een NAS (Network Attached Storage) van Synology. Het merk, als je het vraagt aan de computerfanaat. De prijzen van die toestelletjes zijn ondertussen heel erg gedaald maar je moet toch behoorlijk wat computerkennis hebben om hier vlot mee te kunnen werken. Het is verre van plug-and-play en dus niet echt handig voor als je hier niet al te veel tijd wil aan besteden. Uren heb ik gespendeerd om dat ding te doen draaien en de winst is mager. OK, dat zegt vast iets over mijn computer-kennis ... Soit, niet voldoende gebruiksvriendelijk ondanks de heel uitgebreide mogelijkheden. De stap vooruit was dat back-ups nu automatisch werden gemaakt. Maar nog steeds in de vorm van één groot bestand waar niet echt mee te werken viel. Ik bleef maandelijks nog een copie maken van mijn belangrijkste bestanden op mijn USB-schijfjes ... en omdat het aantal foto's heel erg begon toe te nemen, diende ik altijd maar grotere schijfjes te kopen.

  • Toen kwam Apple op mijn pad. Ik kocht me een MacBookPro en plots leerde ik wat gebruiksgemak was. Via de ingebouwde back-up applicatie TimeMachine, kon ik met enkele klikken mijn NAS koppelen en voor het eerst kon ik ook bestanden op een makkelijke manier terug halen. Als je nog geen NAS hebt gekocht en wel met een Apple werkt, koop dan meteen een Time Capsule van Apple, die zijn nog een stuk gebruiksvriendelijker. In elk geval, bedankt Apple, ik begrijp nu waarop veel zelfstandigen je met twee armen tegelijk omarmen. Het is geen snobisme maar puur comfort. En toch bleef ik zoeken naar betere oplossingen o.a. voor mijn mailbox. De eerste cloud-oplossingen klonken interessant maar waren vooral duur ...

The Google Way Toen leerde ik Koen Maes kennen. Hij was op zoek naar beta-testers voor een facturatie-tool die hij aan het ontwerpen was. Ik had het niet door van de eerste keer maar Koen is een Google-fanaat en hij verleid je stap voor stap om helemaal voor de Google Way te gaan. Met de ChromeBook baant Google namelijk een heel ander pad met name: alles in the cloud zodanig dat je computer amper nog een harde schijf nodig heeft ... en dan gaat er een hele nieuwe wereld open waar ik ondertussen fan ben van geworden. Dit zijn de stappen waar ik door gelopen ben de voorbije maanden:

  • Maak een professionele Google account aan, niet te verwarren met een gratis G-Mail adres. Je hebt hiervoor Google Apps nodig. Zo kan je je eigen domeinnaam gebruiken i.p.v. ...@gmail.com;

  • Installeer de Chrome browser op je MAC of PC en dan begint de fun. Je Google account houdt al je instellingen bij in je profiel wat maakt dat je overal ter wereld kan aanloggen en je meteen dezelfde instellingen op je scherm ziet komen;

  • Aan je Google-account kan je vervolgens je G-mail koppelen met je eigen domeinnaam (zie eerder). Je mails staan dan niet meer op je PC of MAC maar in de cloud waardoor je overal en via verschillende devices (iPad, iPhone, ...) aan je mailbox kan. Hetzelfde geldt voor je Google Calendar ...

  • De volgende stap is Google Drive installeren. Al je bestanden die je op je Google Drive zet (cfr. dropbox) zijn via de Cloud beschikbaar en je kan ze heel makkelijk delen met andere gebruikers. Het duurt even voor alles gesynchroniseerd is maar eens het zo ver is kan je van eender waar en van op eender welke computer aan al je bestanden, je mails, je agenda ... de max, niet? Google biedt een éénvoudige, betrouwbare oplossing ... ik ben verkocht.

  • En het gaat verder, ondertussen is de prijs van opslagruimte behoorlijk gedaald. Kijk maar via deze link. 10 $ voor 1 TB ... daar kan je heel wat mee doen, niet?

  • Eens je zo ver bent moet je zeker ook de volgende Google tools verkennen:

  • Google + : de Social Media tool van Google;

  • Google + Foto's: de Picasa of iPhoto maar dan van Google waar je al je foto's op een heel overzichtelijke manier kunt bewaren;

  • Hangouts: de Skype of Facetime van Google. De kwaliteit van Skype is de laatste tijd trouwens heel achteruit gegaan, niet?

  • En vervolgens kan je tal van Apps installeren op je smartphone of tablet waardoor je aan alles kunt via al die devices: Google Drive, Google +, Hangouts, Chrome, Google Calendar, Gmail en tot slot Quickoffice waarmee je alle bestanden - ook Office documenten - kunt openen en bewerken met je tablet of smartphone.

De combinatie van al deze Google tools met een TimeCapsule (of NAS) is een schitterende oplossing voor Werknomaden. En op deze manier kan je overal en via eender welke computer aan je bestanden. Was je hiernaar op zoek? Met deze mail wou ik je uren zoeken en experimenteren besparen. Meer lezen:

  • "Cloud Computing with Google Chrome" van George Root (= aanrader als je de Google way op wil)

  • "What the PLUS!" van Guy Kawasaki (= handig boekje als je Google+ wil exploreren naast Twitter, Facebook, ...)

  • "Google Apps" van Nancy Conner (= voor mensen die all the way willen gaan)

#Lifehack

0 keer bekeken

pbailleur@livingsystemscoaching.be

Living Systems Coaching BVBA

BE 0819.355.535

Privacy Policy

  • Black LinkedIn Icon
  • Black Facebook Icon
  • Black Twitter Icon
  • Black YouTube Icon
Logo progression designers.png