Begin jaren 90 ben ik beginnen werken. Toen sijpelde de computer de wereld van organisaties binnen. Ik herinner me nog dat we eerst een e-mail adres per team hadden en pas na enkele jaren een persoonlijk e-mail adres. Ik herinner me vaag ook de eerste opzoekingen op het internet maar ik kan me niet meer zo goed herinneren hoe dat toen verliep. Ondertussen heeft de digitalisering de manier waarop we werken drastisch veranderd. Hoe deed men dat vroeger zonder computer? Herinner je je de functie van "dactylo" met name secretaresses die brieven in tikten op basis van ingesproken memo's? En herinner je je het aantal keren dat zo'n brief heen en weer moest gaan voor hij foutloos was want tipp-ex kon je niet gebruiken op een officiële of formele brief. Ook het internet is ondertussen drastisch geëvolueerd. In den beginne kon je informatie op zoeken maar de mogelijk om uit te wisselen of te co-creëren waren nog onbestaande. Evolueren de tools, die binnen organisaties gebruikt worden, trouwens voldoende snel mee met de mogelijkheden die er zijn buiten organisaties? Ik stel verschillende dingen vast. De intranet pagina's van veel organisaties lijken nog heel erg op de eerste internetpagina's: uitsluitend informatie verstrekking maar weinig of geen ruimte voor interactie. Er zijn tal van tools om samen kennis te bouwen en uit te wisselen - denk maar aan Wikipedia. Ik zie weinig organisaties zo ver gaan op het vlak van kenniscreatie terwijl het wel zou kunnen. Meer zelfs, vaak zouden mensen of teams op een andere manier willen samen werken - geïnspireerd door de organisatie modellen die neigen naar meer zelfsturing en transparantie. Ze geloven daarenboven dat dit ook de organisatie ten goede zou komen ... maar helaas lopen ze vast op de IT-tools van de organisatie. En op die manier komen er een aantal vragen naar boven:
Zijn de (IT)-tools die gebouwd worden, binnen organisaties, voldoende flexibel of zijn ze te robuust en verhinderen ze de ontwikkeling van mensen, teams en/of de algehele organisatie?
Hebben "tool"-bouwers - binnen organisaties - voldoende voeling met de principes van het nieuwe organiseren of bouwen ze nog te vaak van uit een oude logica?
Is het niet jammer dat de ontwikkeling van een organisatie verhinderd word door de beschikbare interne tools terwijl er in de wereld rondom organisaties ontzettend veel handige tools beschikbaar zijn?
Wat belet organisaties om zich meer open te stellen voor wat er op dat vlak aan het gebeuren is? Zijn organisaties wel klaar om de drastische omwenteling die deze nieuwe tools mogelijk maken te omarmen?
Hoe technologie in onze wereld binnen sijpelt Ik botste net op een schema dat me heeft geholpen om deze blog te schrijven. Parallel dit schema wil ik dus even mijn gedachtengang opbouwen. Voor alle gemak en verder bouwend op de inleiding van deze blog, zal ik de introductie van de computer gebruiken als voorbeeld.
Daar gaan we:
De computer verving - voor veel mensen - de typemachine. Daardoor kon men vlotter een tekst in tikken, corrigeren en lay-outen. Toch was dit maar een soort "vervanging" van de typemachine. Ik vermoed dat sommige gebruikers nog steeds niet veel meer uit hun computer halen dan dat.
Stap voor stap begon de computer ook voor echte meerwaarde te zorgen. Je kon documenten op slaan, templates maken, gegevens uit databestanden "mergen" met documenten waardoor een stuk automatisering mogelijk werd.
Pas vanaf deze 3de stap is er echter sprake van wezenlijke verandering. Je zou het kunnen vergelijken met single, double en triple loop learning. Net daarom staat er een streepjeslijn tussen 2 en 3. Inderdaad, de functie van "dactylo" is helemaal verdwenen uit organisaties. Mensen zitten veel frequenter achter hun computer. De manier waarop werk verloopt is ingrijpend gewijzigd. Informatie uitwisseling verloopt veel korter op de bal. Veel uitwisseling gebeurt van achter het toetsenbord. Terug vinden van voorgaande uitwisseling wordt gemakkelijker. Aanpassen van documenten gaat veel vlotter.
Maar het kan nog een heel stuk verder gaan. De nieuwe technologie kan onze werkrealiteit op zijn kop zetten en dan is er sprake van een "shift". Binnen dit voorbeeld denk ik nu gewoon aan de mogelijkheid om samen aan een tekst te werken. Hierdoor wordt co-creatie - zelfs met mensen aan de andere kant van de wereld - mogelijk. Hierdoor kan er bv. 7/24 door gewerkt worden aan een bepaald document. Dit betekent dat werk minder en minder vast hangt aan een individu of een team maar dat werk stroomt doorheen de handen van mensen zoals een rivier stroomt door de bedding van een rivier. Zoals je kan zien verandert dit de manier waarop we werken heel ingrijpend. Er ontstaan nieuwe rollen, de relatie met het eindproduct verandert (van "mijn" naar "ons" werkstuk), ...
Ik hoop dat dit eenvoudige voorbeeld helpt om met dit schema aan de slag te gaan. Je kan er tal van andere "tools" mee bekijken. Je zou bv. "het internet" (en vooral de mogelijkheden van het internet) doorheen die 4 stappen kunnen bekijken. Probeer zelf maar eens. Hou er wel rekening mee dat je eerst af bakent binnen welke context of omgeving je wil kijken doorheen deze bril: gezin, school, maatschappij, organisaties, jouw organisatie, jouw team, ... . Technologie als hefboom voor organisatie ontwikkeling Momenteel zie ik veel organisaties vast lopen door hun organisatie model (dat meestal hiërarchisch en rigide is). Hoe zie ik dat:
Te trage en logge beslissingsprocessen;
Medewerkers die af haken omdat ze onvoldoende grip hebben op hun werkrealiteit;
Onvoldoende flexibiliteit door structuren, procedures en rigide afbakening van verantwoordelijkheden;
Leidinggevenden die zich te pletter werken om te voldoen aan alle verwachtingen die komen van medewerkers, klanten, de directie, ...;
Managers en medewerkers die blijven hopen dat er een moment van minder verandering zal komen;
Aanpassingen aan de organisatie structuur die - eens gecommuniceerd - eigenlijk al weer aan verandering toe zijn;
...
De mogelijkheden van technologie zouden ons heel goed kunnen helpen om hier op een veel vlottere manier mee om te gaan. Alleen moeten we bereid zijn om de technologie onze werkwereld drastisch te laten beïnvloeden (= boven de stippellijn uit het schema). Anders halen organisaties maar de helft van wat mogelijk is uit technologie of zou technologie zelfs een hindernis kunnen vormen (omdat ze niet goed ontwikkeld werd). Anderzijds moeten de mensen die tools bouwen de principes van het nieuwe werken omarmen (of mogen omarmen). Zo niet, bouwen we tools vanuit een oude logica. In die zin loop ik hier door een aantal mogelijkheden:
Is het logisch dat we medewerkers beoordelen in een jaarcyclus (cfr. Performance Management) en dat die beoordeling grotendeels gebeurt door of via de leidinggevende? We zouden toch perfect kunnen werken met een on-line tool waarbij de interne/externe klant van die bewuste medewerker meteen feedback kan geven?
Is het logisch dat organisaties allerlei informatie verzamelen over het rendement van teams maar dat die teams die informatie zelf niet te zien krijgen? We zouden toch perfect het scherm - waar nu alleen de directie kan naar kijken - kunnen delen met teams of afdelingen?
Waarom vinden we het nog steeds normaal dat functiebeschrijvingen moeilijk aan te passen zijn? We zouden functiebeschrijvingen toch perfect ter beschikking kunnen stellen van teams zodanig dat ze die - indien nodig en in onderling overleg - zelf kunnen aan passen. Een praktijk die trouwens ingeburgerd is bij organisaties die werken met Holacracy.
Via Social Media delen we ontzettend veel informatie over onszelf. Stel je voor dat medewerkers een soort Facebook of LinkedIn pagina zouden hebben met informatie die relevant is voor de organisatie (sterktes, interesses, specifieke kennis, ...) en stel je voor dat hun realisaties te consulteren zijn?
En stel je voor dat er een soort on-line marktplaats zou gecreëerd worden waarop projecten gepost worden zodanig dat het werk op een veel dynamischere manier kan gecoördineerd worden doorheen de organisatie;
...
Raar maar waar, dit zou allemaal kunnen. Helaas missen we "tools" die afgestemd zijn op organisaties. Helaas missen sommige "tool"-bouwers inzicht in de principes achter het nieuwe organiseren en tot slot missen we misschien wel directies die deze sprong durven te wagen. Gelukkig begint het duidelijk te worden dat we een stap zullen moeten zetten en gelukkig beginnen meer en meer organisaties die stap ook echt te zetten. Het ontwerpen van slimme tools kan en zal een cruciale factor zijn voor organisaties die stappen willen maken richting het nieuwe werken. Hier zit dus een kracthige hefboom voor organisatie vernieuwing ... hij moet echter op tijd vast gepakt worden anders kan het een heel vervelende belemmering worden !! Ik hoor graag je reacties op deze blog ... Bronnen:
"Reïnventing Organizations," Fréderic Laloux;
"Architect van je Organisatie," Philippe Bailleur;
"Ditch that textbook," Matt Miller;
"Lean from the Trenches," Henrik Kniberg;
"Organizational Innovation by Integrating Simplification," Sharda S. Nandram;
"Antifragile," Nassim Nicholas Taleb;
"The Vth discipline," Peter Senge;
Een hele reeks gesprekken met vakgenoten en pionierende organisaties ...