Mensen en organisaties raken op dit moment overspoeld. Alle houvast valt weg. De poorten naar irrationeel gedrag (zoals hamsteren) gaan open. De voorbije jaren heb ik veel gewerkt met organisaties en teams die er - op het moment zelf - niet in geslaagd zijn om een overweldigende gebeurtenis te verwerken. De diversiteit van die gebeurtenissen was heel uitéénlopend:
Organisatorische ingrepen zoals fusies, saneringen, sluitingen, ...
Incidenten met dodelijke slachtoffers zoals werkongevallen, explosies, aanslagen, ...
Juridische kwesties zoals medische fouten, fraude, zakelijke conflicten, ...
Vier domeinen (zie illustratie) tekenden zich doorheen de jaren af in mijn werk met trauma in organisaties, ze staan o.a. vermeld in "Trauma in Organisaties" (enkel nog in E-book), "Stuck? Dealing with Organizational Trauma" of de volledig herwerkte versie van TiO die weldra zal verschijnen met "Stuck" als nieuwe titel.
Crisis & Emergency Management: proberen te doen wat er moet gebeuren op het moment van impact om latere schade te beperken.
Managen van toxines: als een organisatie onder druk staat dan zijn er veel meer complexe emoties. Die moeten op de ene of andere manier gekanaliseerd geraken anders zullen ze op de efficiëntie en de effectiviteit van medewerkers en teams beginnen wegen.
De organisatie zo bouwen - Org Design - dat ze veerkrachtig en beweeglijk kan zijn wanneer nodig, iets waar hiërarchische organisaties het behoorlijk lastig mee hebben.
Helen van 'oud zeer' en dat is nodig als de voorgaande punten ontoereikend waren op het moment zelf. Weet dat 'oud zeer' jarenlang kan blijven sluimeren in organisaties.
De eerste twee punten zijn nu het meest aan de orde en in dat geval is het bieden van context, kadering en informatie een eerste belangrijk aspect. Het managen van emoties en het voeling houden met medewerkers een tweede. En zo kom ik bij "bierbak" sessies, als metafoor. Als je met een groep mensen onzeker, onvoorspelbaar en complex terrein betreedt, dan is het handig om op regelmatige tijdstippen de koppen bij elkaar te steken, desnoods rond een "bierbak" waar degene die informatie wil verstrekken even gaat op staan om hoor- en zichtbaar te zijn voor de rest van de groep. Door omstandigheden kan dit nu niet fysiek. De kans is dus groot dat het daarom niet gebeurt terwijl de nood net nu bijzonder groot is.
Iedereen wordt momenteel bestookt via Sociale Media en andere kanalen met informatie. Welke informatie is relevant en welke is 'fake'? Welke informatie kunnen mensen kaderen en welke informatie creëert nog meer ongerustheid en irrationeel gedrag? Welke informatie moet eigenlijk via de werkgever komen en niet via andere kanalen tot bij jouw medewerkers geraken? Overweeg in die zin om een virtuele "bierbak" sessies in te lassen. Naargelang de nood, kan dat dagelijks of om de paar dagen. Dat moet elke organisatie, elk team voor zichzelf bepalen. Beter te veel en kort en krachtig dan te weinig waardoor er dan eigenlijk geen ruimte meer is om vragen te stellen, bezorgdheden te delen, ... . Zie een bierbak-sessie dus als net iets meer dan een moment van info deling. Het is een moment van info deling maar ook een moment van emotieregulering en een moment waarop je voeling houdt met waar iedereen zit - qua 'state' - op dit moment. Mensen kunnen 'breken' in dit soort omstandigheden !!!!!
Concreet aan de slag:
Kies voor een online platform zoals Skype (for Business), Zoom, Whereby, ...
Plan een regelmatige virtuele "bierbak" sessie afgestemd op het ritme van de situatie waar jouw team of organisatie in zit. Kan dit live, ook goed, maar hou dan rekening met de vigerende voorschriften qua afstand of persoonlijke bescherming.
Geef de voorkeur aan kleine groepjes anders kan je niet meer doen dan info delen.
Start met een 'check-in' waardoor mensen uitgenodigd worden om te delen hoe het met hen gaat. Zorg dat je mensen kunt zien, horen is vaak onvoldoende. Haal tijdens de check-in vragen op die spelen zodat je er kan op inpikken.
Voorzie informatie over de situatie (en hoe die aan het evolueren is), deel en kader beslissingen die genomen zijn, geef bijsturing waar nodig en leg de link met de vragen en de bezorgdheden die mensen tijdens de check-in geopperd hebben.
Neem de vragen waar je niet meteen iets mee kunt mee om ze op een later moment te kunnen beantwoorden.
Waarschijnlijk moeten er ook een aantal praktische operationele zaken besproken worden. Als die de hele groep aanbelangen, doen! Zoniet, pak dat na het collectieve moment op met de juiste betrokkenen.
Sluit de sessie terug af en check met wie je eventueel verder contact moet houden. Als je iets opmerkt bij één van je medewerkers, dan hoef je daar niet persé iets mee te doen tijdens het collectieve moment. Je kan de draad daarna op pakken. Angst, ongerustheid, verdriet, ... zijn vaak emoties waar schaamte rond zit en zich niet echt tonen in een groep. En toch moeten die emoties en mogelijks persoonlijke bekommernissen gekanaliseerd geraken want na dat moment - zeker bij thuiswerkers - kan iemand terug beginnen piekeren en/of wegzakken in isolement. Dat is in eerste instantie niet goed voor die medewerker maar het zal zeker ook niet leiden tot efficiëntie en effectiviteit. Vergeet niet dat het voor veel mensen nieuw is om van thuis uit te werken ...
Dit soort korte sessies zijn vertrouwd voor bepaalde organisaties omdat ze gewoon zijn te opereren in crisis. Ik denk hierbij aan politie- en brandweerkorpsen, militairen, spoed afdelingen, ... . Tegelijkertijd is dit voor veel organisaties niet vertrouwd en vaak plooien we terug op vertrouwde routines in onzekere tijden eerder dan dat we nieuwe routines ontwikkelen met elkaar. Sowieso zal het virtuele aspect voor veel mensen nieuw zijn. Met dit blog wil ik organisaties aanmoedigen om deze routine te ontwikkelen.
It could make a big difference.
Philippe Bailleur
Illustraties van de hand van Hans Hoegaerts