Tijd voor bierbaksessies ...

Herinner je je nog hoe het voelde in de eerste weken van Covid? Plots viel alle houvast weg. Mensen gingen hamsteren, organisaties moesten hals over kop schakelen en niemand wist goed wat er de volgende dag zou brengen. Of je nu leiding gaf aan een klein team of een hele organisatie, je voelde de nood om grip te krijgen – en tegelijk om met je mensen verbonden te blijven.

Die periode heeft ons veel geleerd. Maar de waarheid is: ook los van Covid krijgen organisaties vroeg of laat te maken met situaties die alles door elkaar schudden. Denk aan:

• een reorganisatie of fusie die onzekerheid zaait,

• een crisis met zware gevolgen, zoals een arbeidsongeval of incident met de buitenwereld,

• een juridische kwestie die reputatie en vertrouwen onder druk zet

De aard van de gebeurtenis verschilt, maar het effect is hetzelfde: mensen raken overspoeld, emoties stapelen zich op en irrationeel gedrag ligt op de loer.

Vier terugkerende thema’s bij organisatie-trauma

Vier domeinen (zie illustratie) tekenden zich doorheen de jaren af in mijn werk met trauma in organisaties, ze staan o.a. vermeld in "Trauma in Organisaties" (enkel nog in E-book), "Stuck? Dealing with Organizational Trauma" of de volledig herwerkte versie van TiO die weldra zal verschijnen met "Stuck" als nieuwe titel.

1. Crisis & emergency management – wat moet nu gebeuren om de schade te beperken?

2. Managen van toxines – hoe kan je omgaan met de emoties die onvermijdelijk loskomen?

3. Veerkrachtig organiseren – hoe ontwerp je een organisatie die flexibel kan meebewegen?

4. Helen van oud zeer – hoe pak je trauma’s aan die anders nog jaren doorsijpelen?

   
   

   

   
   

In acute situaties zijn vooral de eerste twee cruciaal. Je moet context bieden – door richting en kaders te geven – en voeling houden met je mensen – door ruimte te maken voor emoties en vragen.

En net hier komt de bierbak binnen.

De bierbak: simpel en krachtig

De metafoor van de bierbak is eenvoudig. Vroeger gebeurde het letterlijk: iemand ging op een bierbak staan, gaf updates, vertelde wat er beslist was, en luisterde naar vragen of zorgen. Het was een moment van duidelijkheid, verbinding en nabijheid.

Tijdens Covid ontdekten veel organisaties de digitale variant: een virtuele bierbak-sessie via Zoom, Teams of Whereby. Even samenkomen, elkaar zien, info delen en emoties benoemen. Voor velen was dit nieuw, maar het bleek vaak een van de meest waardevolle gewoontes in die periode.

Waarom ook vandaag nog relevant?

Misschien denk je: “Dat was toen, nu is de rust teruggekeerd.” Maar dat klopt maar deels. Onzekerheid, verandering en crisis zijn geen uitzonderingen meer, ze zijn blijvende realiteiten. Denk aan hybride werken, economische onzekerheid, maatschappelijke spanningen, of technologische disruptie.

Juist daarom is de bierbak ook vandaag nog onmisbaar. Zonder regelmatige momenten van afstemming zoeken mensen hun houvast elders – via sociale media, geruchten, of hun eigen aannames. En dat leidt vaak tot nóg meer verwarring of onrust.Een bierbak-sessie doorbreekt dat. Het is een moment waarop je drie dingen tegelijk doet:

1. Informatie delen – helder en eerlijk, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn.

2. Emoties kanaliseren – door erkenning te geven en ruimte te maken voor wat er leeft.

3. Verbinding versterken – zodat mensen zich niet alleen voelen, maar onderdeel van een geheel.

   
   

Hoe organiseer je een goede bierbak-sessie?

• Hou het klein en kort: liever vaker en bondig, dan zelden en eindeloos.

• Start met een check-in: nodig iedereen uit om kort te delen hoe het gaat en welke vragen of zorgen ze hebben.

• Zorg dat je elkaar ziet: horen is goed, zien is beter. Lichaamstaal en gezichtsuitdrukking vertellen veel.

• Deel en kader beslissingen: geef context, leg uit waarom keuzes gemaakt zijn en verbind dit met wat er leeft in de groep.

• Neem vragen mee die je niet meteen kan beantwoorden. Dat toont dat je luistert en opvolgt.

• Bespreek operationele zaken alleen als ze iedereen raken. Rest pak je nadien apart op.

• Sluit bewust af: kijk wie nog extra opvolging nodig heeft en spreek dat individueel verder door.

  
  

Wees je ervan bewust dat emoties zoals angst of verdriet vaak niet zomaar in groep gedeeld worden. Toch zijn dit de emoties die, als ze genegeerd worden, mensen kunnen breken. Zeker in tijden van thuiswerk is het risico groot dat iemand in isolement wegzakt.

Nieuwe routines bouwen

Voor organisaties die vaak in crisissituaties werken – zoals politie, brandweer of ziekenhuizen – zijn dit soort momenten dagelijkse kost. Voor veel andere organisaties niet. Daar grijpt men in onzekere tijden vaak terug naar oude routines, in plaats van samen nieuwe te bouwen.

Toch is net dat nodig: nieuwe routines die houvast bieden. Virtuele bierbak-sessies zijn zo’n routine. Ze lijken misschien klein, maar ze kunnen een groot verschil maken.

It could make a big difference.

Philippe Bailleur

Illustraties van de hand van Hans Hoegaerts