Een tijdje geleden schreef ik het blogbericht "Hoe creëer je een context voor parels?". Dat deed ik naar aanleiding van een aantal discover-interviews (zie verder) die ik deed binnen Tragel Zorg, een zorginstelling in Zeeuws-Vlaanderen. Ik werd toen verrast door het bijzondere werk die begeleid(st)ers neerzetten met hun cliënten - mensen met een verstandelijke beperking. Neem die andere blog zeker door als je hem nog niet hebt gelezen. Bouwen aan de juiste context Naargelang het soort groenten, planten, heesters of bloemen die je wenst te kweken, kies je voor een bepaalde samenstelling van de grond. Dat is een logisch principe. Helaas zijn organisaties niet altijd ontworpen vanuit een dergelijke logica. Het leggen van de link tussen het design van de organisatie en het gewenste gedrag (afgestemd op de strategie van de organisatie) van medewerkers is dan ook een bijzonder moeilijke taak voor directieleden.
Het is niet zo evident om het design van de organisatie in vraag te stellen als je merkt dat het gewenste gedrag van de medewerkers er niet door wordt ondersteund (of in sommige gevallen zelf wordt door bemoeilijkt). En zeker niet als het design van de organisatie net een grondige check-up heeft gekregen. De periode na zo'n check-up wil men hier liever niet meer aan sleutelen en toch is het vaak pas bij de implementatie duidelijk of het vooropgestelde design ook echt werkt. Inderdaad, soms maakt de inrichting van de organisatie - ook al is daar goed over nagedacht - het net moeilijker om de gewenste strategie handen en voeten te geven. In dat geval loopt de organisatie haar eigen strategie voor de voeten. Dat gebeurt vaker dan we denken en/of wensen, helaas.
Je zal dus maar een orchidee zijn die moet proberen te bloeien in droge zandgrond.
Immers, ik merk meer en meer dat de organisatie context - zowel de zachte (cultuur) als de harde (procedures, organigram, ...) kant - bijzonder bepalend is t.a.v. welk gedrag mensen al dan niet zullen ontwikkelen binnen die context. De rol van managers is in die zin aan het evolueren van een sturende/controlerende rol - vaak vanuit inhoudelijke expertise - naar een eerder faciliterende/ondersteunende rol: managers worden meer en meer context - of systeembouwers. De diepte in duiken zonder breedbeeld te verliezen Een belangrijke voorwaarde om een goede systeembouwer te kunnen zijn, is het door en door begrijpen van het werk dat de organisatie doet slagen in zijn opdracht. Vaak zijn bestuurders en directieleden te ver verwijderd van het werk om hun rol als systeembouwer goed te kunnen invullen. Regelmatige onderzoekende gesprekken met medewerkers en rondleidingen waarbij echt contact wordt gemaakt met de realiteit van de werkplek zijn in die zin onontbeerlijk om bij de kern van wat medewerkers doen te komen.
"Go see the GEMBA."
Enkel nieuwsgierig, geduldig en onderzoekend doorvragen zorgt ervoor dat de kern van het werk zich aan je toont en pas dan kan je ook de juiste context neerzetten. Ga in gesprek met de werkvloer, met waar het gebeurt (= go see the gemba), is in die zin een bijzonder mooi LEAN-principe. Het feit dat bestuurders en directieleden dit - naast alle andere belangrijke taken en verantwoordelijkheden - deel laten uitmaken van hun dagelijks werk is een geschenk voor de goede werking van de organisatie. Dit staat niet zomaar centraal in alle organisaties die ECHT met de principes van LEAN aan de slag gaan. Begeleiders als inspiratiebron voor teamleiders Tijdens de discover-interviews - waar ik in de inleiding naar verwees - ging ik op zoek naar de kern van het werk van de begeleid(st)ers van de dagbesteding bij Tragel Zorg. Meer en meer keek ik met bewondering naar het werk dat deze begeleid(st)ers dagelijks neerzetten. De parallellen met gepassioneerde ondernemers zijn bijzonder. Ik zet even één en ander op een rijtje.
Zinvol werk creëren
Heel wat begeleid(st)ers zijn verantwoordelijk voor een bepaald aspect van de dagbesteding. Ik denk hierbij aan: keramiek, textiel, houtbewerking, kaarsen smelten, ... . De cliënten kunnen zichzelf - ondanks hun verstandelijke beperking - op zo'n manier ontwikkelen. Meer zelfs, wat ze maken wordt ook echt verkocht in hun eigen Tragelshop, ga maar eens kijken. Mocht hun werk daarna gewoon in de prullenmand verdwijnen dan zou de drive van de cliënten meteen ook weer weg zijn. Ook voor hen is zingeving belangrijk! Een eerste belangrijke taak van de begeleid(st)er is dus het bedenken van zinvol werk dat binnen de mogelijkheden van de cliënten past.
Oplossingen zoeken
Vervolgens is het de kunst om het werk zodanig aan te passen zodat elke cliënt kan bijdragen afgestemd op zijn of haar specifieke mogelijkheden en beperkingen. Daar zijn de begeleid(st)ers ontzettend creatief in. In de textiel-groep wordt er bv. gekantklost. Voor een slechtziende cliënt zijn er klosjes met verschillend reliëf, voor een cliënt met een minder fijne motoriek zijn de klosjes net iets dikker gemaakt, voor de cliënt die slechts heel stapsgewijs kan werken is er een soort leesrooster gemaakt, ... . De drive van de begeleid(st)ers om hun cliënten stappen te laten zetten is bijzonder groot. Als hun cliënten vastlopen, gaan ze meteen op zoek naar oplossingen. De blog waar ik in het begin naar verwees is daar ook een mooi voorbeeld van. En er is meer ...
Elke begeleid(st)er heeft daarnaast ook nog een andere uitdaging. Zo was er één begeleider die op termijn met zijn mensen op de plaatselijke markt wou gaan staan. Zodanig dat ze ook echt zelf hun spulletjes zouden kunnen verkopen. Dat betekent dat hij eerst en vooral op zoek moest gaan naar leuke dingen om te maken die binnen de mogelijkheden van zijn cliënten passen en toch verkoopbaar zijn. Eender waar hij kwam, keek hij dan ook met de ogen van een ondernemer.
Vervolgens moest hij die ideeën zien te vertalen tot werkbare stapjes en - zoals ik hierboven reeds beschreef - op zoek gaan naar manieren die afgestemd zijn op wat elke cliënt kan. En dan begeleidde hij zijn cliënten stapsgewijs tot op het punt dat ze zelf konden meebouwen. Een ware inspiratiebron voor iedereen die met teams werkt: de toewijding, de creativiteit, het doorzettingsvermogen, het geduld, ... het is pure Liefde.
En dit alles combineren die begeleiders dan ook nog eens met alle andere zorgtaken die horen bij het werken met hun cliënten ... Door het voeren van deze interviews werd het voor mij stap voor stap duidelijk welke potgrond deze spreekwoordelijke orchideeën nodig hebben en/of wat er gegarandeerd zou kunnen toe leiden dat de bezieling verdwijnt. Inzicht in wat leidt tot gezondheid, biedt helaas ook vaak inzicht in wat leidt tot ziekte ook al is het ene niet persé een spiegelbeeld van het andere. Zelf aan de slag met discover-interview? Discover-interviews zijn interviews waarbij je op zoek gaat naar positieve voorbeelden in de organisatie. Wat je als 'positief' betiteld wordt natuurlijk bepaald door de centrale opdracht van de organisatie. In het geval van TragelZorg wou men meer transformationele begeleiders i.p.v. transactionele begeleiders. Die laatste noemt men ook wel eens 'pappen en droog houden'.
Met die interviews probeer je vervolgens inzicht te verwerven in wat nu precies de factoren zijn die vervat zitten in die 'positieve uitzonderingen'. Je kijkt dan door drie lenzen, die ik nauwkeurig beschrijf in "Architect van je organisatie":
Individueel gedrag
Relationele samenspel
Structurele omkadering
Door vervolgens bewuster met die factoren - verspreid over die drie dimensies - aan de slag te gaan, maak je de weg vrij voor medewerkers om hun bijdrage nog beter te kunnen leveren.
Deze aanpak is ontstaan in de wereld van de Positieve Psychologie. Appreciative Inquiry, Solution Focused en Positive Deviance zijn disciplines die deel uitmaken van deze beweging. Hierna kan je nog wat titels vinden om je te verdiepen in deze manier van werken ...
Geraadpleegde literatuur:
Gary Hamel: "The Future of Management."
Kerry Patterson, Joseph Grenny e.a.: "Influencer, The Power to Change Anything."
Mark A. Huselid, Brian E. Becker, Richard W. Beatty: "The Workforce Scorecard, Managing Human Capital to Execute Strategy."
Margaret J. Wheatly: "Leadership and the New Science, Discovering Order in a Chaotic World."
Richard Barrett: "Liberating the Corporate Soul."
Jim Collins: "Good to great, Why Some Companies Make the Leap and Others Don't."
Philippe Bailleur: "Architect van je organisatie."
Richard Pascale & Jerry Sternin: "Positive Deviance."
Saskia Tjepkema & Luc Verheijen: "Waarderend veranderen."
Saskia Tjepkema & Luc Verheijen: "Van kiem tot kracht."